Los viajes de empresa siguen siendo una de las cuestiones que más dudas generan en materia fiscal. Aunque no es un tema nuevo, el control sobre este tipo de gastos es cada vez mayor, y los criterios de la Administración son cada vez más estrictos. Por eso, conviene tener claro qué gastos son deducibles y bajo qué condiciones.

Para que un viaje pueda considerarse gasto deducible, debe existir una relación directa y justificada con la actividad económica. No basta con que el viaje tenga lugar durante días laborables o incluya reuniones; es imprescindible poder demostrar su finalidad profesional mediante facturas, correos, contratos o agendas de trabajo.

En cuanto a los gastos de transporte, suelen ser deducibles siempre que estén correctamente facturados y a nombre del profesional o la empresa. Esto incluye billetes de avión, tren, taxi o alquiler de vehículos. El problema aparece cuando se mezclan desplazamientos profesionales y personales, algo que la Administración analiza con especial atención.

Los gastos de alojamiento y manutención están sujetos a límites y condiciones específicas. En el caso de dietas, solo son deducibles si el pago se realiza por medios electrónicos y dentro de los importes máximos establecidos. Además, deben corresponderse con un desplazamiento real fuera del municipio habitual de trabajo.

Uno de los puntos más conflictivos es cuando el viaje se extiende más días de los estrictamente necesarios o se realiza en destinos claramente vacacionales. En estos casos, la carga de la prueba recae sobre el contribuyente, y no siempre es fácil justificar el carácter profesional del gasto ante la Agencia Tributaria.

Una correcta planificación y documentación del viaje es fundamental. Guardar facturas, justificar reuniones y separar claramente lo profesional de lo personal puede marcar la diferencia entre un gasto aceptado o una regularización con sanción incluida.